Управленческий учет: с чего начать?

"Экономика и жизнь", #24. 2006

Заур Котляр, группа ИНЭК

Алгоритм сотрудничества с консультантами

Усложняется бизнес - усложняется и управление им. Одним из рычагов влияния на деятельность компаний выступает прозрачная система управленческого учета с привлечением современных информационно-технологических средств. Многие руководители справедливо полагают, что сотрудничество с консалтинговой компанией, которая имеет проверенные временем методики и высококвалифицированных специалистов, владеет опытом выполнения соответствующих проектов, значительно упростит эту задачу и сократит издержки проекта.

Обычно консалтинговая компания предлагает своему заказчику выполнить предварительное обследование предприятия, на основе которого будет строиться автоматизированная система управленческого учета. При этом консультанты знакомятся с бизнесом компании, вместе с руководством компании определяют и уточняют цели и задачи проекта, его границы, детально анализируют, а далее формализуют, регламентируют, стандартизируют все бизнес-процессы. По итогам обследования готовятся два документа: "Аналитическая записка" и "Технический проект".

Пример 1. Границы проекта

На одном из московских предприятий холдингового типа

1. Замена автоматизированной системы оперативного учета торговли, эксплуатирующейся на предприятии, и переход на новую ИТ-платформу.
2. Внедрение методики и технологии управленческого учета.
3. Разработка и внедрение системы отчетов по обоснованию управленческих решений. Автоматизация операций по подготовке первичных печатных форм (накладных счетов и пр.).
4. Обеспечение корректной работы территориально отдаленных от главного офиса подразделений предприятия.
5. Разработка предложений по формированию оптимальной организационно-финансовой структуры, функций подразделений, бизнес-процессов, документооборота.
6. Создание механизма анализа учетных данных по проектам.

Пример 2. Задачи проекта

• Обеспечение для собственников и топ-менеджеров прозрачности бизнеса предприятия,
• Постановка многоуровневого аналитического учета по различным измерениям.
• Своевременное формирование достоверной и полноценной управленческой отчетности.
• Обеспечение принятия оперативных и обоснованных управленческих решений.
• Автоматизация торговой деятельности холдинга.

Желательно составить дополнительный документ-приложение. В нем максимально развернуто следует описать задачи проекта, включая состав работ и результат, ожидаемый заказчиком. Не менее важно (чтобы избежать возможных проблем в дальнейшем) определить и зафиксировать задачи, решение которых проект не предполагает.

Условно задачи постановки управленческого учета можно разделить на три группы:

1. задачи учета,
2. автоматизации,
3. организационные.

Задачи учета

Задачи учета связаны с разработкой модели и методики учета. Его можно разбить на два вида: финансовый - учет фактов хозяйственной деятельности, которые влияют на финансово-экономическое состояние предприятия, и оперативный - учет фактов хозяйственной деятельности, которые не оказывают влияния на финансово-экономическое состояние предприятия.

Так как терминология еще не устоялась, то под финансовым учетом будем понимать фиксацию финансовой составляющей хозяйственной деятельности, то есть хозяйственных операций, в результате проведения которых меняется финансовое состояние предприятия. Как правило, предмет финансового учета имеет свое денежное выражение - в рублях или другой валюте.

Оперативный учет разные специалисты понимают и как учет затрат, и как производственный учет, и др. Хорошим примером оперативного (управленческого) учета может служить бронирование товаров на складе, когда в принципе с товаром ничего не произошло - он как лежал, так и продолжает лежать на складе, но где-то в документах появилась запись, что отпускать его нельзя.

В раздел оперативного учета можно вносить и маркетинговую информацию, например, в какие магазины компания поставляет либо может поставлять продукцию, какую площадь она потребует. Ценность подобной информации неоспорима, однако на финансовое состояние компании она никакого влияния не оказывает.

Следует подчеркнуть особо, что в задачах учета нужно четко определить, оба ли вида учета следует раскрыть и в какой мере. То есть, чтобы получить адекватный ответ от бизнес-консультантов, заказчику требуется отразить, по каким конкретно видам деятельности, каким структурным подразделениям и центрам финансовой ответственности необходима детальная разработка учета, а по каким "укрупненная" - в виде "черного ящика".

Задачи автоматизации

Решать задачи автоматизации можно разными способами. Один из распространенных, когда в разработке проекта участвуют три стороны - заказчик, консультант и разработчик ИТ.

Консультанты не только выступают в качестве постановщиков задач, но и являются исполнителями, что предполагает разработку методики, технологии работы с клиентами.

А для создания информационной системы привлекаются высококвалифицированные ИТ-специалисты.

От заказчика требуется четко указать, какие технологические процессы нуждаются в автоматизации, какие типы автоматизированных действий будут использоваться. Если в рассматриваемом проекте предполагается охватить ИТ-поддержкой не всю систему учета, а только какую-то ее часть, то в перечне задач автоматизации необходимо предусмотреть разработку промежуточных схем учета.

Организационные задачи

Организационные задачи, пожалуй, наиболее важны, так как при внедрении автоматизированной системы управленческого учета (АСУУ) в деятельности персонала заказчика происходят значительные изменения.

АСУУ - не просто специализированный программный продукт, это технология деятельности предприятия на основе современного инструментария - ИТ-платформы. В блоке организационных задач отражаются мероприятия по переходу к новой технологии.

В описании бизнес-процессов фиксируются: задачи по разработке тех из них, которые связаны с учетом; задачи по созданию регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций, положений, пользовательских инструкций. Кроме того, выделяются задачи по возможному реинжинирингу бизнес-процессов, орга­низационно-финансовой структуры и ее формированию.

Нужно отметить, что для двух последних задач весьма сложно определить перечень требований, и это порождает неясность относительно объема соответствующих работ и сроков их выполнения. Поэтому реинжиниринг организационно-финансовой структуры и бизнес-процессов, как правило, выливается в отдельный проект.

Документ, раскрывающий суть бизнес-процессов, может быть дополнен описанием предлагаемых бизнес-консультантами новых учетных функций и процедур, а также показателями, разработанными на основе глубокого анализа предприятия, с помощью которых можно будет оценивать деятельность центров финансовой ответственности.

Если сформулировать кратко, то постановка учета и его автоматизация представляют собой внедрение новых методов и способов управления, что неизбежно предполагает определенные изменения в организации деятельности предприятия и соответственно в его организационно-финансовой структуре и бизнес-процессах.

В рамках проекта по АСУУ необходимо найти разумный предел таких изменений. Важным подспорьем здесь будет строгая формализация всех действий.

Таким образом, формализация и документирование - ключевые условия выполнения проекта. Однако получить от заказчика четкий ответ, что конкретно он хочет от оптимизации управления своим предприятием, удается далеко не всегда. Поэтому квалификация консультантов проявляется и в том, умеют ли они структурировать цели и задачи проекта, определять, по каким направлениям их нужно формулировать.

Причины разногласий

Бывают ситуации, когда задача, которую хочет решить заказчик в рамках проекта АСУУ, несмотря на явную необходимость ее реализации, не была прописана в договоре. Заказчик считает, что бизнес-консультанты обязаны решить ее, поскольку для него это само собой разумеющийся момент, а те ссылаются на отсутствие такой задачи в договоре.

Чтобы избежать подобных противоречий, требуется предельно четко сформулировать все задачи, которые заказчик хочет поручить бизнес-консультантам.

Структурирование задач и их формализация позволяют минимизировать риски всех, кто заинтересован в успешном внедрении управленческого учета. На снижение рисков направлено заключение отдельного договора на предпроектное обследование, по результатам которого легче определить задачи проекта, объем, состав и стоимость предстоящих работ. А уже после этого заключать договор на разработку и внедрение АСУУ.